Khi tổ chức sự kiện sẽ xảy ra rất nhiều vấn đề khác nhau. Bởi vậy, để một sự kiện thành công thì không phải là điều dễ dàng. Những người không chuyên trong ngành này dễ xảy ra sai sót, dẫn đến sự kiện gặp trục trặc gây ảnh hưởng lớn đến hình ảnh mà sự kiện gây dựng. Sau đây là một số vấn đề thường gặp trong quá trình tổ chức, hãy đọc hết và rút kinh nghiệm nhé.
Phải thay đổi địa điểm bất ngờ
Để lên kế hoạch tổ chức sự kiện thì cần dựa vào đặc điểm của địa điểm để đưa ra những phương án thiết kế phù hợp nhất. Điều rắc rối thường xảy ra là vì một lý do nào đó mà phải thay đổi địa điểm bất ngờ gần sát ngày diễn ra sự kiện. Việc này dẫn đến toàn bộ ý tưởng thiết kế, thi công. lắp đặt trang thiết bị ở nơi tổ chức phải thay đổi.
Đối với những sự kiện ở ngoại tỉnh, người làm sự kiện sẽ phải khảo sát địa điểm trước khi lên kế hoạch. Nếu đột nhiên phải thay đổi địa điểm sẽ mất thời gian và công sức rất nhiều.
Vậy nên, khi tìm được địa điểm ưng ý, hãy chắc chắn rằng có thể tổ chức tại địa điểm đó dù bất kỳ trường hợp nào xảy ra, thỏa thuận hợp đồng, trao đổi với khách hàng rõ ràng.
Thay đổi thời gian diễn ra sự kiện
Nhiều trường hợp công ty tổ chức sự kiện gặp phải tình huống khách hàng đột ngột thay đổi thời gian diễn ra sự kiện sớm hoặc muộn hơn thỏa thuận từ trước. Điều này không những ảnh hưởng đến việc thuê địa điểm mà còn phải thay đổi kế hoạch đã lập từ trước.
Không phải những địa điểm thuê lúc nào cũng có chỗ trống vào thời gian chúng ta cần. Nhất là những nơi đẹp, đông khách thì việc thay đổi thời gian thuê đôi khi phải mất thêm phí hoặc không thể thuê được.
Hãy cảnh báo với khách hàng về điều này, sự thay đổi quá gấp rút sẽ gây ảnh hưởng đến sự kiện. Chi phí cho sự kiện sẽ phải thay đổi hoặc nhiều rắc rối xảy ra trong quá trình tổ chức. Trong trường hợp bắt buộc phải thay đổi, hãy thỏa thuận ký hợp đồng rõ ràng với khách hàng đây là lần cuối thay đổi, chốt thời gian thật chính xác nhất.
Thiếu nhân lực khi tổ chức sự kiện
Một sự kiện được tạo nên từ sự đóng góp của nhiều người khác nhau. Mỗi thành viên sẽ đảm nhận một nhiệm vụ và thực hiện nó đúng hạn đề ra. Vậy nên, việc thiếu nhân lực khi tổ chức sự kiện là điều vô cùng nguy hiểm. Cho một người không chuyên đảm nhận một công việc nào đó sẽ dẫn đến họ có thể không hoàn thành tốt, gây ảnh hưởng đến sự kiện.
Trong quá trình tổ chức sự kiện, một bộ phận gặp trục trặc hoặc nhân viên bị bệnh,.. không thể làm tiếp nhiệm vụ được phân công. Cách giải quyết tốt nhất là liên hệ với nhân viên đó và hỏi chi tiết về các việc họ đã làm được, phải làm gì tiếp theo hoặc thuê người bên ngoài phụ trách hạng mục đó để đảm bảo chắc chắn mọi thứ diễn ra tốt nhất.
Gặp trục trặc về vấn đề kỹ thuật
Mặc dù đã kiểm tra kỹ lưỡng các thiết bị kỹ thuật như âm thanh, ánh sáng, màn hình led, máy tính,.. nhưng vẫn có thể gặp trục trặc đúng lúc đang diễn ra sự kiện. Đây là sự cố thường gặp của nhiều chương trình. Nếu không có cách xử lý kịp thời sẽ ảnh hưởng đến sự kiện, không thể diễn ra suôn sẻ như dự định ban đầu.
Vậy nên, tổ chức bất kỳ sự kiện nào cũng cần phải đề phòng đến trường hợp này. Nên có một chuyên viên chuyên sửa chữa thiết bị túc trực khi sự kiện đang diễn ra. Hoặc một phương án khác là có những thiết bị dự phòng khác để thay thế khi thiết bị chính gặp trục trặc.
Để tổ chức được một sự kiện hoàn hảo, bạn có thể liên hệ tới www.azevent.vn thuê chuyên gia tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. AzEvent là đơn vị uy tín được khách hàng tin tưởng lựa chọn hàng đầu hiện nay.
Có thể bạn quan tâm:
>>> Ưu và nhược điểm chung của các loại sàn gỗ công nghiệp
>>> Những loại sàn gỗ công nghiệp chịu nước tốt nhất năm 2020
Comment here